Dans un contexte où les objectifs de vente sont toujours plus exigeants, optimiser son temps en tant que commercial est essentiel pour maintenir sa performance. Face à des journées rythmées par une multitude de tâches — de la prospection aux négociations, en passant par la gestion des contacts et le suivi des clients — les commerciaux peuvent vite se retrouver débordés. Comment alors libérer du temps pour se concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée et, ainsi, améliorer ses résultats commerciaux ?
Les commerciaux consacrent en moyenne seulement 33 % de leur temps à des activités de vente directe, le reste étant absorbé par des tâches administratives, des réunions et d’autres activités de support.
McKinsey
Quelles sont les principales missions chronophages pour les commerciaux ?
Les tâches quotidiennes des commerciaux sont diverses, mais certaines absorbent plus de temps que d’autres, souvent au détriment des ventes.
Voici les principales sources de perte de temps dans leur agenda :
Gestion administrative et mise à jour des dossiers clients
Chaque matin, Thomas, consultant en développement commercial, commence sa journée en ouvrant son CRM. Avant même de pouvoir appeler ses prospects, il doit mettre à jour les informations clients : nouvelles notes, historique des échanges, statuts des affaires. Bien qu’indispensable pour un suivi optimal, cette tâche lui semble parfois interminable. « Parfois, j’ai l’impression de passer plus de temps à cliquer et remplir des champs qu’à vendre, » confie-t-il. Selon une étude de Salesforce, ce type de saisie administrative représente jusqu’à 34 % du temps des commerciaux. Pourtant, sans cette organisation, il deviendrait vite impossible pour Thomas de retrouver les informations clés nécessaires lors de ses appels.
Prospection et qualification des prospects
Thomas passe également une grande partie de sa journée à identifier et qualifier de nouveaux prospects. Cette tâche, bien qu’indispensable pour développer son portefeuille clients, est souvent fastidieuse. « Sans un bon fichier de départ, je peux vite perdre deux heures à chercher des informations sur des contacts qui, finalement, ne correspondent pas à nos critères. » Comme Thomas, de nombreux commerciaux estiment que la prospection est l’une des tâches les plus chronophages, selon LinkedIn. Des outils d’automatisation ou des listes de prospects qualifiés permettent toutefois de simplifier cette étape et de se concentrer sur les prospects au potentiel de conversion élevé.
Déplacements pour rendez-vous
Malgré les outils de visioconférence, Thomas est souvent sur la route. Parfois, après une heure de trajet, un imprévu l’oblige à décaler un rendez-vous, ou il se retrouve pris dans un embouteillage, un stress supplémentaire dans une journée déjà bien remplie. « Une fois, j’ai passé trois heures en déplacement pour une réunion de trente minutes. Autant dire que ça m’a complètement fait perdre ma journée. » Les déplacements représentent souvent entre 15 et 20 % du temps de travail des commerciaux. Pour éviter ces pertes, certains privilégient autant que possible les rendez-vous en visioconférence, ne se déplaçant que pour les occasions vraiment cruciales.
Il est fréquent pour les commerciaux de devoir se déplacer plusieurs fois par semaine, ce qui peut représenter jusqu’à 15-20 % de leur temps de travail.
Harvard Business Review
Préparation des rendez-vous
Pour chaque client stratégique, Thomas passe en revue toutes les informations disponibles afin de personnaliser sa présentation. Il sait qu’une approche standard ne suffira pas à convaincre son interlocuteur. Mais cette préparation lui prend souvent des heures, car chaque détail compte. « Un jour, je suis arrivé en rendez-vous sans avoir bien révisé les attentes spécifiques du client, et ça s’est ressenti immédiatement, » raconte-t-il. Cette expérience lui a fait prendre conscience de l’importance de se préparer, car une rencontre bien préparée multiplie les chances de réussite. Une étude de McKinsey montre que les commerciaux qui se préparent minutieusement concluent 30 % de ventes supplémentaires.
Réunions internes et coordination d’équipe
Thomas doit aussi participer à des réunions internes pour faire le point avec ses collègues et son manager. Bien que ces échanges soient utiles, ils peuvent vite s’éterniser, l’empêchant de se concentrer sur ses ventes. « Il y a des jours où j’ai enchaîné trois réunions d’affilée et, en fin de journée, je me rends compte que je n’ai pas pu avancer sur mes objectifs ». En moyenne, les commerciaux passent environ 15 % de leur temps en réunion. Une solution consiste à privilégier des outils collaboratifs pour alléger la fréquence des réunions.
Des solutions pratiques pour optimiser son temps en tant que commercial
Face à ces défis, comment les commerciaux comme Thomas peuvent-ils maximiser leur productivité et recentrer leur énergie sur les tâches à forte valeur ajoutée ? Voici quelques techniques et outils éprouvés pour optimiser leur emploi du temps.
Structurer les tâches avec le time-blocking
Thomas a découvert le « time-blocking » après une période particulièrement chargée où il sentait qu’il perdait le fil. En réservant des blocs horaires précis pour ses appels, relances, et mises à jour administratives, il a pu réduire les interruptions et améliorer sa concentration. « Maintenant, je sais exactement ce que je dois faire et à quel moment, » explique-t-il. En se consacrant pleinement à chaque tâche pendant un temps donné, Thomas parvient à mieux gérer ses priorités et à éviter les accumulations de travail de dernière minute. L’essentiel, pour optimiser son temps en tant que commercial, est de structurer les tâches de la journée par rapport à ses objectifs, et pour cela, il faut se poser les bonnes questions :
Quels sont mes objectifs à court terme
Signature d’un nouveau contrat avec mon client ? Sécurisation de la relation avec mon client en pleine phase de déploiement ? Création d’une nouvelle liste de potentiels clients pour atteindre les objectifs ?
Quelles sont les tâches prioritaires qui en découlent
Prise de plusieurs RDV qualifiés ? Envoi d’une proposition au client négociée à tel prix ? Organisation d’un appel de suivi avec le décisionnaire du projet ?
Savoir dire non ou reporter à plus tard
Vous être entrain de réaliser une tâche et recevez une demande entre temps ? Il faut savoir identifier si elle devient prioritaire par rapport à votre objectif ; sinon, la laisser pour plus tard.
La gestion des priorités est un exercice extrêmement compliqué. Tout le monde en parle comme s’il était tout à fait naturel et facile de s’organiser ainsi. Dans la réalité, pour la majorité des commerciaux, ce n’est pas le cas. Il s’agit d’une habitude à prendre, qui prend du temps, le tout est de ne pas se décourager !
Automatiser les tâches répétitives avec des outils de CRM de qualité
Depuis que Thomas a adopté un CRM avancé, il a gagné du temps en automatisant les rappels et relances. Par exemple, les emails de suivi sont programmés automatiquement, et il peut voir en un coup d’œil les prospects à relancer. « J’ai l’impression que mon CRM est devenu un assistant qui prend en charge les tâches répétitives, » dit-il. Avec cette solution, Thomas consacre plus de temps aux échanges stratégiques et laisse les relances routinières aux outils.
Prioriser les missions pour se focaliser sur l’essentiel
Thomas, pour optimiser son temps en tant que commercial, a également appris à faire le tri entre les tâches urgentes et celles qui peuvent attendre. Plutôt que de répondre immédiatement à chaque email ou de participer à toutes les réunions, il bloque des créneaux spécifiques pour ces activités secondaires. « Avant, je passais ma journée à jongler entre les tâches, mais maintenant, je sais exactement quand traiter les choses sans importance immédiate. »
Préparer et anticiper les rendez-vous pour optimiser son temps en tant que commercial
Aujourd’hui, avant chaque rencontre, Thomas consacre un moment à bien se préparer, afin d’optimiser l’impact de son rendez-vous. En anticipant les attentes du client, il peut personnaliser sa présentation et répondre de manière précise aux questions posées. Ce temps de préparation en amont lui permet non seulement de mieux convaincre, mais aussi de renforcer la relation avec le client, créant un climat de confiance. « Préparer mes rendez-vous avec soin me donne une longueur d’avance et rassure mes clients sur le sérieux de notre entreprise. »
Les commerciaux qui préparent minutieusement leurs rencontres concluent 30 % de ventes supplémentaires par rapport à ceux qui improvisent
McKinsey
Limiter les réunions internes et privilégier les outils collaboratifs
Avec ses collègues, Thomas a décidé de limiter le nombre de réunions hebdomadaires pour privilégier des outils collaboratifs comme Slack ou Trello. Cela leur permet de rester alignés sans interrompre leur travail. « Nous échangeons directement sur nos projets en temps réel, ce qui rend les interactions plus fluides et laisse plus de temps pour nos clients. » Une étude de Doodle révèle d’ailleurs que les entreprises perdent jusqu’à 60 % de la productivité de leurs collaborateurs à cause de réunions inefficaces.
Appliquer la règle des 2 minutes pour éviter la procrastination
Une autre technique qui a révolutionné la manière de travailler de Thomas est la règle des 2 minutes. Toute tâche rapide, comme envoyer un email ou planifier un rendez-vous, est faite immédiatement. Cette méthode simple lui permet de réduire les petites tâches qui, sinon, s’accumuleraient. « Cela me permet d’éviter d’avoir à y revenir plus tard et de garder mon esprit concentré sur l’essentiel. » Selon une étude de l’Université de Californie, 60 % des tâches considérées comme « petites » sont souvent retardées en raison de la procrastination, ce qui entraîne une surcharge de travail. En appliquant cette règle, les commerciaux réduisent leur charge mentale et augmentent leur productivité, en libérant du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Réviser et ajuster régulièrement son planning
Chaque vendredi, Thomas prend le temps de revoir son agenda pour la semaine suivante. Cette révision lui permet d’anticiper ses priorités, d’ajuster son emploi du temps en fonction de l’avancement de ses projets et de ne pas être pris de court par des imprévus. En se fixant des objectifs clairs pour chaque semaine, il a observé une nette amélioration de sa productivité.
En appliquant ces techniques de gestion du temps, les commerciaux comme Thomas peuvent réduire la charge mentale des tâches chronophages et se concentrer sur leur cœur de métier : générer des ventes et fidéliser les clients.
